La gestione dei rimborsi spese per i lavoratori dipendenti è una questione fondamentale per le aziende, in quanto rappresenta non solo un obbligo contrattuale, ma anche un aspetto rilevante dal punto di vista fiscale e previdenziale. Le spese sostenute dai dipendenti in occasione di trasferte aziendali devono essere correttamente documentate e rimborsate secondo le normative vigenti, al fine di garantire sia la compliance aziendale che la soddisfazione del personale.
Di seguito ti aiutiamo a capire quando e come poter utilizzare queste forme di rimborso e cosa devi sapere essendo il titolare di una azienda con dipendenti.
La trasferta
La trasferta lavorativa si configura quando un dipendente è temporaneamente incaricato di prestare la propria attività in un luogo diverso rispetto alla sede abituale di lavoro. Non esiste una definizione univoca di trasferta nella normativa italiana; tuttavia, giurisprudenza e prassi amministrativa ne delineano i tratti essenziali.
Secondo la Corte di Cassazione, la trasferta si distingue per la temporaneità dello spostamento e per il mantenimento del legame funzionale con la sede originaria di lavoro.
Il rimborso spese
Il rimborso spese è l’importo corrisposto dal datore di lavoro al dipendente per coprire le spese sostenute durante lo svolgimento di una trasferta. Le modalità di rimborso possono variare e comprendere rimborsi a piè di lista (analitici), forfettari, o misti.
Obblighi dei datori di lavoro e dei lavoratori
I datori di lavoro sono responsabili della corretta gestione dei rimborsi spese e devono assicurarsi che tutte le procedure siano conformi alle normative vigenti. Gli obblighi principali includono:
- autorizzazione delle trasferte: sebbene non sia sempre obbligatoria un’autorizzazione formale, è buona prassi documentare le trasferte con un’autorizzazione preventiva, soprattutto quando sono previste spese significative. Questo documento dovrebbe specificare le date della trasferta, il luogo, l’obiettivo e le spese previste;
- gestione delle spese: i datori di lavoro devono vericare che tutte le spese rimborsate siano correlate a esigenze aziendali e siano documentate adeguatamente. Questo include la verifica dei giustificativi di spesa e la conformità alle politiche aziendali;
- registrazione sul Libro Unico del Lavoro (LUL): è obbligatorio registrare tutti i rimborsi spese nel LUL, seguendo le indicazioni dell’ art. 39 del D.L. n. 112/2008. Questa registrazione deve avvenire entro il mese successivo all’erogazione del rimborso;
- conservazione della documentazione: i datori di lavoro devono conservare tutta la documentazione relativa ai rimborsi per almeno cinque anni, in conformità con le normative scali, per consentire eventuali controlli da parte delle autorità.
I lavoratori, a loro volta, hanno l’obbligo di:
- rendicontazione accurata: devono compilare una nota spese dettagliata (c.d. piè di lista), includendo tutte le spese sostenute durante la trasferta, classificate per categorie omogenee (es. trasporto, vitto, alloggio). La nota spese deve essere accompagnata dai relativi giustificativi;
- presentazione della documentazione: è responsabilità del dipendente fornire documentazione originale delle spese, come ricevute e fatture, per ottenere il rimborso. In mancanza di documentazione adeguata, le spese potrebbero non essere rimborsabili o essere considerate imponibili;
- rispetto delle politiche aziendali: i dipendenti devono rispettare le politiche aziendali relative ai rimborsi spese, che potrebbero includere limiti massimi per determinate categorie di spesa e l’uso preferenziale di fornitori o mezzi di trasporto specifici. E’ possibile anche predisporre specifici regolamenti interni per la gestione delle trasferte e dei rimborsi spese.
Rimborsi spese e trattamento economico
Il trattamento economico dei rimborsi spese varia a seconda del sistema di rimborso adottato:
- rimborso misto: combina elementi dei rimborsi a piè di lista e forfettari. Ad esempio, un’azienda potrebbe fornire un’indennità giornaliera ridotta e rimborsare separatamente alcune spese documentate, come il trasporto. Anche in questo caso, l’esenzione fiscale è parziale e dipende dalla composizione del rimborso;
- rimborso a piè di lista: questo metodo prevede il rimborso delle spese effettivamente sostenute e documentate dal lavoratore. È essenziale che ogni spesa sia supportata da documentazione valida (es. fatture, ricevute) e che il dipendente presenti un riepilogo dettagliato nella nota spese;
- rimborso forfettario: prevede l’erogazione di un importo fisso (giornaliero, settimanale, mensile) per coprire le spese di trasferta, senza necessità di presentare giustificativi per ogni spesa. I CCNL, contratti collettivi aziendali o regolamenti interni possono prevedere questi valori anche nei loro limiti mini e massimi.
L’importo forfettario è esente da tassazione entro determinati limiti, fissati dalla normativa (46,48 euro per trasferte in Italia e 77,47 euro per l’estero).
Rimborsi spese e trattamento fiscale
Per parlare del trattamento fiscale dei rimborsi spese dobbiamo distinguere tra trasferte effettuate fuori e dentro il comune in cui è situata la sede di lavoro.
- Trasferte fuori comune
- Rimborso forfettario: le indennità forfettarie per trasferte fuori comune sono esenti da imposizione fiscale fino a 46,48 euro al giorno in Italia e 77,47 euro all’estero, escludendo le spese di viaggio e trasporto che sono sempre esenti se documentate.
- Rimborso a piè di lista: non concorrono a formare il reddito i rimborsi di spese documentate relative al vitto, alloggio, viaggio e trasporto. Le altre spese, anche non documentabili, sono esenti fino a un massimo di 15,49 euro al giorno (25,82 euro per l’estero).
- Trasferte nel comune
- Tassazione delle spese: le indennità di trasferta erogate per trasferte all’interno del comune sono generalmente soggette a tassazione. L’unica eccezione riguarda i rimborsi di spese di trasporto documentate, che rimangono esenti.
Le spese di parcheggio
Secondo le indicazioni dell’Agenzia delle Entrate (Istanza consulenza giuridica del 31 gennaio 2019, n. 5), le spese di parcheggio sostenute (fuori comune) durante una trasferta possono essere gestite in modi diversi a seconda del sistema di rimborso adottato:
- rimborso analitico (a piè di lista): le spese di parcheggio documentate sono esenti fino a 15,49 euro giornalieri (25,82 euro per l’estero).
- rimborso forfettario e misto: in questi casi, le spese di parcheggio sono interamente tassabili, poiché sono considerate come un’aggiunta all’indennità di trasferta.
Le autorizzazioni alla trasferta, l’uso della auto propria e la nota spese
Anche se non sempre obbligatorie, le autorizzazioni per la trasferta e l’uso dell’auto propria sono consigliate per chiarire i termini e le condizioni della trasferta. Questi documenti servono a prevenire disaccordi e a garantire che tutte le parti siano a conoscenza delle aspettative e dei limiti.
La nota spese è obbligatoria e deve essere compilata dal dipendente per documentare tutte le spese sostenute. Deve includere dettagli come la data, il tipo di spesa, l’importo e l’allegato dei giustificativi.
La corretta documentazione è fondamentale per il rimborso delle spese e per evitare problematiche fiscali e amministrative. I documenti necessari includono l’autorizzazione alla trasferta, che pur non obbligatoria, è consigliata per formalizzare l’accordo tra datore di lavoro e dipendente. L’autorizzazione all’uso della proprio auto è consigliata per garantire che l’uso del veicolo privato del dipendente sia approvato dall’azienda e rimborsabile.
Risulta invece obbligatorio per la rendicontazione delle spese sostenute la nota spese che deve essere dettagliata e accompagnata da documentazione giustificativa.
Cosa cambia dal 2025
La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto diverse novità nell’ambito della tracciabilità delle spese di trasferta con l’intento di garantire maggiore trasparenza e controllo sulle spese aziendali. In particolare è importante sapere che dal primo gennaio 2025, le spese di trasferta per lavoratori i dipendenti, possono essere scaricate dal datore di lavoro solamente se vengano sostenute attraverso metodi di pagamento tracciabili.
La norma tra le novità prevede che i rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto, effettuati utilizzando autoservizi pubblici non di linea di cui all’articolo 1 della Legge n. 21/1992 (servizio di taxi e servizio di noleggio con conducente), non concorrono a formare il reddito solo se tali spese sono sostenute con metodi tracciabili, ovvero con versamento bancario o postale, attraverso altri sistemi di pagamento quali carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari.
Nel caso di rimborso analitico delle spese per trasferte nel territorio comunale, non concorrono a formare il reddito i rimborsi di spese documentate di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, ovvero i rimborsi di altre spese, anche non documentabili, eventualmente sostenute dal dipendente, in occasione delle trasferte, sempre se sostenute con metodi tracciati. Diversamente i rimborsi spese per le trasferte nel territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate, concorrono a formare il reddito.
Per sapere come possiamo aiutarti scrivici a clienti@imimpresa.it
